Účtovné doklady

Faktúra

Asi najdôležitejším daňovým dokladom s ktorým sa každý podnikateľ stretáva najčastejšie je faktúra. Pri každom dodaní tovaru alebo služby v tuzemsku, alebo do iného členského štátu je podnikateľ povinný vyhotoviť faktúru. Faktúru je povinný vystaviť aj vtedy, ak prijal platbu (zálohu, preddavok) pred dodaním tovaru alebo služby a to do 15 dní od jej prijatia.

Faktúra musí obsahovať:

• meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne podnikateľa a jeho IČO, DIČ, IČ DPH
• meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne príjemcu tovaru alebo služby a jeho IČO, DIČ, IČ DPH (ak mu je pridelené)
• poradové číslo faktúry (číslovanie faktúr musí ísť chronologicky podľa dátumu vystavenia)
• dátum dodania tovaru alebo služby resp. dátum kedy bola prijatá záloha (preddavok)
• dátum vyhotovenia faktúry
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby
• základ dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene
• sadzbu dane resp. údaj o oslobodení od dane
• výšku dane spolu
  

Pri dodaní tovaru alebo služby do iného členského štátu musí faktúra obsahovať aj:

• meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne podnikateľa a jeho IČO, DIČ, IČ DPH
• meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne príjemcu tovaru alebo služby a jeho identifikačné čísla pre daň, pod ktorými si tovar resp. službu objednal
• členský štát, ktorý je určený ako miesto dodania tovaru resp. služby
• poradové číslo faktúry (číslovanie faktúr musí ísť chronologicky podľa dátumu vystavenia)
• dátum dodania tovaru alebo služby resp. dátum kedy bola prijatá záloha (preddavok)
• dátum vyhotovenia faktúry
• dátum splatnosti
• množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby
• základ dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene
• odkaz na §, podľa ktorého podnikateľ uplatňuje oslobodenie dane
  

Ďalšie údaje ktoré sa uvádzajú na faktúre:

• číslo bankového účtu podnikateľa na ktorý chce uhradiť faktúru
• dátum splatnosti faktúry
• kto vystavil faktúru, prípadne aj telefonický kontakt na neho
• podpis a pečiatka
  

Ak cena tovaru alebo služby vrátane DPH neprevyšuje 1 659,70 eura, za faktúru sa považuje aj doklad vyhotovený elektronickou registračnou pokladňou ktorý musí obsahovať najmenej tieto údaje:

• daňový kód pokladnice
• meno a adresu sídla, miesta podnikania, prípadne prevádzkarne subjektu, ktorý dodáva tovar alebo poskytuje službu,  ak je podnikateľ platiteľom dane z pridanej hodnoty
• IČ DPH poprípade DIČ ak podnikateľ nie je platiteľom DPH
• poradové číslo dokladu od poslednej dennej uzávierky
• dátum vystavenia dokladu
• názov a množstvo tovaru alebo rozsah služby
• cenu tovaru alebo služby
• základ dane, ak je podnikateľ platiteľom dane z pridanej hodnoty
• sadzbu dane alebo údaj o oslobodení od dane, ak je podnikateľ platiteľom dane z pridanej hodnoty
• výšku dane spolu, ak je podnikateľ platiteľom dane z pridanej hodnoty
• celkovú cenu
  

Za faktúru sa považuje aj:

• cestovný lístok vydaný prevádzkovateľom verejnej hromadnej dopravy osôb, ktorý je platiteľom DPH, ak obsahuje:
• obchodné meno
• dátum vyhotovenia
• cenu
  

• podkladová časť nálepky, ktorou sa preukazuje zaplatenie úhrady za užívanie diaľnic, ciest pre motorové vozidlá a ciest I. Triedy v tuzemsku, ktorá zostane po odlepení nalepovacej časti nálepky, ak obsahuje:
• obchodné meno dodávateľa služby
• cenu vrátane dane a sumu dane
  

Za správnosť údajov vo faktúre a včasnosť jej vyhotovenia zodpovedá podnikateľ, ktorý dodáva tovar alebo službu, a to aj v prípade ak je faktúra vyhotovená prostredníctvom inej osoby alebo zákazníkom.
Každý doklad, ktorý mení alebo dopĺňa pôvodnú faktúru a jednoznačne sa na ňu vzťahuje, je považovaný za faktúru. Tento doklad musí okrem povinných údajov obsahovať aj poradové číslo pôvodnej faktúry.
Ak je faktúra vyhotovená alebo prijatá v cudzom jazyku, je podnikateľ povinný na požiadanie daňového úradu zabezpečiť jej preklad do slovenského jazyka.

Ostatné doklady

Ďalšími dokladmi s ktorými prichádza podnikateľ do styku sú napr. objednávka, dodací list, inventárne karty, mzdové listy, atď.

Tieto doklady musia tiež spĺňať potrebné náležitosti:

• označenie o aký doklad ide (ak to z jeho obsahu nevyplýva)
• opis účtovného prípadu, jeho účastníkov (ak to z jeho obsahu nevyplýva)
• peňažnú sumu alebo údaj o množstve a cene
• dátum vyhotovenia dokladu
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu (ak je odlišný od dátumu vyhotovenia)
• podpis zodpovednej osoby
  

Je dôležité pripomenúť, že každý doklad (kópiu z neho), ktorý podnikateľ či už vystavil alebo prijal, je potrebné zaevidovať a uschovať. Minimálne uschovávacie lehoty pre jednotlivé druhy dokladov sú stanovené Zákonom o účtovníctve č. 431/2002 Zz:

• účtovná závierka,výročná správa sa uschováva po dobu 10rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
• mzdové listy sa uschovávajú po dobu 10rokov a údaje z nich potrebné na účely dôchodkového zabezpečenia 20 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
• účtovné doklady, účtovné rozvrhy, účtovné knihy, odpisový plán, zoznamy účtovných kníh, inventúrne súpisy sa uschovávajú po dobu 5rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú
• projektovo-programová dokumentácia na vedenie účtovníctva prostredníctvom výpočtovej techniky sa uschováva po dobu 5rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použila
• inventárne karty hmotného majetku okrem zásob sa uschovávajú po dobu 3rokov nasledujúcich po vyradení tohto majetku
• zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek - po dobu, po ktorú sa uchovávajú písomnosti, v ktorých sa použili
• účtovné písomnosti, ktoré sa týkajú daňového, správneho, trestného, občianskeho, súdneho alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, sa uschovávajú do konca roka nasledujúceho po roku, v ktrorom sa uvedené konania skončili
• účtovné písomnosti, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamácií,  sa uschovávajú po dobu, po ktorú lehoty alebo konania trvajú
• účtovné písomnosti, ktoré sa týkajú nezaplatených pohľadávok alebo nesplnených záväzkov, sa uschovávajú do konca roka nasledujúceho po roku, v ktorom sa zaplatili alebo splnili